- April 14, 2021
- Veröffentlicht durch: mittelstandsvereinigung
- Kategorie: News
Eine kürzlich getroffene Entscheidung der Datenschutzbehörde verdeutlicht, dass man die E-Mail-Adresse eines Mitarbeiters/einer Mitarbeiterin löschen/desaktivieren muss, wenn dieser/diese das Unternehmen verlässt.
Das Fallbeispiel war das folgende:
Der Mitarbeiter war ein selbstständiger Verwalter eines KMU. Nach seinem Weggang wurde seine E-Mail Adresse, die sich aus seinem Namen und Vornamen zusammensetzte, nicht desaktiviert bzw. gelöscht, dies trotz seiner Anfragen.
Aus diesem Grund reichte er eine Beschwerde bei der Datenschutzbehörde ein.
Diese ist der Ansicht, dass die E-Mail Adressen, in der der Name und/oder Vorname des Mitarbeiters ersichtlich ist, als personenbezogene Daten angesehen werden müssen. Das Unternehmen muss demnach, nach dem Weggang des Mitarbeiters, den Posteingang blockieren, spätestens am Tag seines effektiven Weggangs. Vorher muss er den Arbeitnehmer informieren und eine automatische Antwort einrichten, die den Personen, die diese Mail-Adresse nutzen, mitteilt, dass der Mitarbeiter das Unternehmen verlassen hat. Diese Nachricht kann, muss aber nicht die Person angeben, an die die Korrespondenz nunmehr gerichtet werden soll.
Die automatische Antwort muss laut Datenschutzbehörde innerhalb einer „vernünftigen Frist“ eingerichtet sein, die zwischen einem und drei Monate liegen soll.
Danach soll die Mail-Adresse gelöscht werden.
Eine automatische Umleitung wird also a priori nicht erlaubt, da dann das Risiko bestehen könnte, dass private Nachrichten ebenfalls weitergeleitet werden, dies ohne Kenntnis des ehemaligen Mitarbeiters und auch des Absenders der privaten Nachricht.
Wenn es für das Unternehmen aber für die weitere Funktionsweise wichtig ist, dass die eingehenden Mails dennoch gelesen werden, wird vorausgesetzt, dass dies konkret mit dem Mitarbeiter eingerichtet wird, bevor dieser das Unternehmen verlässt.
Auch soll der Mitarbeiter vor seinem Weggang die Möglichkeit erhalten, die privaten Nachrichten in seinem Posteingang weiterzuleiten oder zu löschen.
Das Unternehmen wurde übrigens in diesem Fall mit Geldbuße von 15.000 € bestraft.
Um solche Probleme zu vermeiden, ist es ratsam, die Nutzung und die Schließung der beruflichen E-Mail-Adresse in der Arbeitsordnung, im Arbeitsvertrag oder in einer internen Datenschutzcharta zu regeln.
Autor: David Hannen, Rechtsanwalt
E-Mail: david.hannen@zians-haas.be