Welche beruflichen Unkosten können Arbeitnehmer ihrem Arbeitgeber gegenüber geltend machen? Gibt es diesbezüglich präzise Vorschriften oder hängt es vom guten Willen des Arbeitgebers ab?

Das Gesetz über Arbeitsverträge schreibt vor, dass der Arbeitgeber seine Mitarbeiter am vereinbarten Beschäftigungsort und zu den vertraglich geregelten Arbeitszeiten beschäftigen muss. Das Gesetz fügt hinzu, dass er ihm dazu „die für die Ausführung der Arbeiten erforderlichen Hilfsmittel und Werkzeuge zur Verfügung stellen muss“ (Artikel 20).

Was die Erstattung der beruflichen Unkosten angeht, so ist nichts explizit erwähnt. Dieser Artikel wird jedoch oft als Rechtsgrundlage der Verpflichtung des Arbeitgebers zur Erstattung der beruflichen Unkosten angesehen.

Der Arbeitgeber stellt nicht die notwendigen Werkzeuge oder Hilfsmittel zur Verfügung, erstattet jedoch die Kosten, die der Arbeitnehmer selbst tragen musste, um arbeiten zu können. Hierbei handelt es sich um die sogenannten beruflichen Unkosten oder „Ausgaben zu Lasten des Arbeitgebers“. Es besteht keine ausführliche Liste dieser erstattungsfähigen Kosten.

Damit eine Entschädigung als Erstattung gelten kann, müssen die nachstehenden Bedingungen erfüllt sein:

• Es muss sich um eine tatsächliche Erstattung handeln, die keine Bereicherung für den Arbeitnehmer darstellt;
• Die Rückerstattung erfolgt auf der Grundlage: effektiver Kosten oder einer Pauschale, die proportional zu den effektiven Ausgaben ist;
• Der Arbeitgeber ist verpflichtet, dem Arbeitnehmer die Unkosten zu erstatten, weil:

diese zur Ausübung des Arbeitsvertrags erforderlich sind oder diese, ohne Teil der Ausführung des Arbeitsvertrages zu sein, die Konsequenz der Beschäftigung sind, für welche der Arbeitgeber sich zur Erstattung der Unkosten verpflichtet hat.

Diese Verpflichtung kann sich aus einem Gesetz, einem Kollektivabkommen, einem individuellen (Arbeits-)Vertrag, einer Arbeitsordnung oder einer einseitigen Absichtserklärung ergeben.

• Es darf nicht zu einer doppelten Erstattung in Zusammenhang mit anderen Erstattungskosten kommen.

Ein wichtiges Element in dieser Debatte ist der Standpunkt der Steuerbehörden und des LSS. Diese Behörden überprüfen, dass die Unkostenerstattung effektiv Auslagen in Zusammenhang mit der Ausübung des Arbeitsvertrags betrifft. Nur unter dieser Voraussetzung sind sie von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen befreit.

Quelle: www.eastmanagement.be