- Januar 3, 2024
- Veröffentlicht durch: mittelstandsvereinigung
- Kategorie: News
Elektronische Rechnungsstellung: Stand der Dinge
Die elektronische Rechnungsstellung wird ab dem 1. Januar 2026 Standard für B2B-Transaktionen in Belgien.
Worum geht es bei der elektronischen Rechnungsstellung?
Elektronische Rechnungsstellung oder E-Invoicing hat nichts mit den Rechnungen im PDF-Format zu tun, die Sie Ihren Kunden per E-Mail schicken. Auch wenn sie sich als nützlich erwiesen haben, bieten sie nicht alle Vorteile von E-Rechnungen.
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung vom Typ XML und im strukturierten UBL-Format. Das mag sehr technisch klingen, aber das Wesentliche ist, dass dieser Dateityp von den meisten Softwareprogrammen in der Buchhaltung automatisch erkannt wird und mit einem Minimum an manuellen Eingriffen verarbeitet werden kann, was viele Vorteile mit sich bringt.
Welche Vorteile bietet die elektronische Rechnungsstellung?
– E-Rechnungen werden ultraschnell erstellt und versendet.
– E-Rechnungen kosten 75 % weniger als Rechnungen auf Papier.
– Elektronische Rechnungen werden schneller bezahlt.
– Menschliche Fehler sind ausgeschlossen
– Ein- und ausgehende Rechnungen werden sofort nach Eingang oder Versand verbucht, sodass Ihre Buchhaltungszahlen immer auf dem neuesten Stand sind.
Was sehen die aktuellen Rechtsvorschriften für die elektronische Rechnungsstellung vor?
EU-Gesetzgebung
Im Jahr 2017 wurde in Europa eine Norm für die Struktur elektronischer Rechnungen eingeführt. Dieses gemeinsame Format erleichtert den Austausch und die Weiterentwicklung der elektronischen Rechnungsstellung.
Im Aktionsplan der Kommission für eine faire und einfache Besteuerung wird betont, dass Überlegungen dazu angestellt werden müssen, wie Steuerbehörden Technologien zur Bekämpfung von Steuerbetrug und zum Nutzen von Unternehmen einsetzen können und ob die derzeitigen Mehrwertsteuervorschriften an die Geschäftstätigkeit im digitalen Zeitalter angepasst sind.
Im Aktionsplan wurde ein Legislativvorschlag für 2022 zur „Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter“ vorgeschlagen.
Die Europäische Kommission arbeitet derzeit an einem Gesetzesentwurf, VAT in the Digital Age (ViDA), der die elektronische Rechnungsstellung für B2B-Transaktionen vorschreiben soll. Der Zeitplan sieht wie folgt aus:
- Bis 2024 können die EU-Mitgliedstaaten die elektronische Rechnungsstellung ohne Zustimmung des Europäischen Parlaments vorschreiben. In Polen und Italien ist dies bereits der Fall.
- Bis 2028 muss die elektronische Rechnungsstellung in der Europäischen Union Standard sein. Auch die digitale Berichterstattung für Transaktionsdaten wird verpflichtend sein.
Belgien
Die belgische Regierung forciert die verpflichtende Einführung der elektronischen Rechnungsstellung.
Der Königliche Erlass vom 9. März 2022, der im B.S. vom 31. März 2022 veröffentlicht wurde, legt das Datum fest, ab dem die Wirtschaftsteilnehmer verpflichtet sind, ihre Rechnungen auf elektronischem Wege zu übermitteln.
Gemäß diesem Erlass wird das Inkrafttreten dieser Verpflichtung je nach Auftragswert gestaffelt.
So wird diese Verpflichtung wirksam :
- am 1. November 2022 für öffentliche Aufträge und Konzessionen, deren geschätzter Wert mindestens dem Schwellenwert für die europaweite Bekanntmachung entspricht;
- am 1. Mai 2023 für öffentliche Aufträge und Konzessionen, deren geschätzter Wert unter dem Schwellenwert für die europaweite Bekanntmachung liegt;
- am 1. November 2023 für öffentliche Aufträge und Konzessionen, deren geschätzter Wert unter 30.000 Euro ohne MwSt. liegt.
Nach dem Gesetz vom 7. April 2019 kennt diese Verpflichtung, die den Wirtschaftsteilnehmern obliegt, eine Ausnahme. Bei öffentlichen Aufträgen und Konzessionen mit einem geschätzten Wert von bis zu 3.000 Euro (ohne MwSt.) sind die Wirtschaftsbeteiligten nicht verpflichtet, Rechnungen elektronisch zu übermitteln, weder bei Aufträgen in den klassischen und besonderen Sektoren, noch bei Konzessionsverträgen oder Aufträgen in den Bereichen Verteidigung und Sicherheit.
Der ursprünglich für den 1. November 2023 vorgesehene Termin für die Anwendung der elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen über 3.000 Euro wurde auf den 1. März 2024 verschoben. Diese Verlängerung bietet den Unternehmen mehr Zeit, um sich auf diesen entscheidenden Übergang vorzubereiten.
Ab dem 1. Januar 2026 werden strukturierte elektronische Rechnungen zum Standard für Transaktionen zwischen steuerpflichtigen Unternehmen werden. Für die Einführung wird das europäische PEPPOL-Netzwerk genutzt werden.
Etappenweise Implementierung
Eine etappenweise Implementierung ist in den meisten Ländern üblich. Zunächst die großen Unternehmen oder wie im Falle von Rumänien Unternehmen in einer bestimmten Branche, z.B. Warenproduzenten mit hohem steuerlichem Risiko, danach folgen die mittelständischen Unternehmen und am Ende alle weiteren Unternehmen.
In manchen Ländern wie Estland, aber auch Finnland, Holland und Schweden warten die Unternehmen nicht auf ein staatliches, landesweites System, sondern nutzen kommerzielle Lösungen. In Estland haben bereits 30 Prozent der Rechnungen eine elektronische Form.
In Finnland erstellen 79 Prozent der Unternehmer Rechnungen, die für automatische Bearbeitung geeignet sind, aber nur 14 Prozent haben sich entschlossen, komplett auf die Papierform zu verzichten. In Holland dagegen verhält es sich umgekehrt: Nur 22 Prozent der Unternehmer erstellen Rechnungen, die für die automatische Bearbeitung geeignet sind und 59 Prozent verzichten auf die Papierform.
Zunächst Business-to-Government (B2G) dann Business-to-Business (B2B)
Die meisten Länder beginnen mit der Pflicht zum elektronischen Dokumentenumlauf bei der Implementierung der E-Rechnung bei öffentlichen Aufträgen (Business-to-Government, kurz B2G). Erst im nächsten Schritt kommt die Pflicht im wirtschaftlichen Austausch zwischen den Unternehmern (Business-to-Business, kurz B2B).
Fazit
Die Digitalisierung des Rechnungswesens schreitet international immer weiter voran. Unternehmen, die agil bleiben und sich einen Vorteil sichern wollen, sollten sich frühzeitig mit den umfassenden Regelungen auseinandersetzen und die technologische Umsetzung mit entsprechenden Partnern sicherstellen.
Es lohnt sich, die Vorbereitung mit einem gewissen zeitlichen Vorlauf zu beginnen, um eventuelle Fehler in Zukunft zu vermeiden oder bei der Umstellung nicht zeitlich ins Hintertreffen zu geraten.